Op 25 mei 2018 werd de AVG van kracht. Daarmee hebben we nu in heel Europa hetzelfde privacy recht. Arbodiensten, zelfstandige bedrijfsartsen, verzuimbedrijven of re-integratiebureau ’s leggen – vaak op grote schaal – gegevens van personen vast in computersystemen. Het gaat dan zelfs om ‘bijzondere persoonsgegevens’, dat wil zeggen: gegevens over de gezondheid van die personen. Deze gegevens worden door hen opgeslagen en verwerkt in eigen systemen, in de Cloud (bijv. Office 365) of in gespecialiseerde online computersystemen zoals Track Verzuim.
In het kader van haar dienstverlening verwerkt VaardigWerk persoonsgegevens in Track Verzuim. Track Verzuim is een verzuimsysteem dat door uw werkgever wordt gebruikt voor de registratie en het beheer van verzuimgegevens. Track Verzuim voldoet aan de strenge regelgeving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en heeft een functie waardoor ontvangen medewerkersgegevens worden afgeschermd en beschermd tegen ongeoorloofde toegang, ook voor de arbodienst.
Verwerken van persoonsgegevens
Als algemene regel voor het verwerken van persoonsgegevens geldt dat VaardigWerk alleen die gegevens mag verwerken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van haar taken, zoals de begeleiding en ondersteuning van zieke medewerkers en het uitvoeren van taken op het gebied van arbeidsomstandigheden en ziekteverzuim. In de praktijk betekent dit dat VaardigWerk alleen toegang heeft tot de gegevens van die medewerkers die ziek zijn of ziek zijn geweest en waarvoor verzuimbegeleiding of re-integratie nodig is.
Eén van de persoonsgegevens die VaardigWerk voor de uitvoering van haar wettelijk taken mag verwerken is het Burgerservicenummer van een medewerker. VaardigWerk heeft dit identificatienummer nodig om vast te kunnen stellen om welke medewerker het gaat en om de gegevens van deze medewerker op een juiste en betrouwbare manier te kunnen verwerken. Te denken valt hierbij aan het opstellen van een Probleemanalyse in het kader van de Wet verbetering poortwachter. Ook is het Burgerservicenummer noodzakelijk voor communicatie met het UWV.
Voor verdere informatie met betrekking tot de AVG en Track Verzuim kunt u terecht op de website van Track via onderstaande link.
https://www.tracksoftware.nl/avg/avg-in-5-minuten/
Bedrijfsartsen en arbodiensten werken de hele dag in de best-beveiligde computersystemen. U kunt in Track Verzuim nu ook volledig AVG-proof de informatie versturen via Track Secure Mail. Met Track Secure Mail wordt uitsluitend een link verstuurd naar het advies, rapport of formulier zodat het bericht via die link veilig kan worden gedownload. Voor verdere informatie over deze tool van Track Verzuim kan u op de website van Track terecht via onderstaande link:
https://www.tracksoftware.nl/track-secure-mail/
VaardigWerk en persoonsgegevens
In het kader van haar dienstverlening verwerkt VaardigWerk persoonsgegevens in Track Verzuim. Track Verzuim is een verzuimsysteem dat door uw werkgever wordt gebruikt voor de registratie en het beheer van verzuimgegevens. Track Verzuim voldoet aan de strenge regelgeving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en heeft een functie waardoor ontvangen medewerkersgegevens worden afgeschermd en beschermd tegen ongeoorloofde toegang, ook voor de arbodienst.
Geanonimiseerde gegevens
Het is in Nederland verboden om het Burgerservicenummer op voorhand aan de arbodienst te verstrekken, tenzij er een wettelijke grondslag voor bestaat. Het is wel toegestaan om persoonsgegevens geanonimiseerd op te slaan, mits de privacy van de medewerker hierbij niet in het geding komt. Track Verzuim heeft een functie waardoor ontvangen medewerkersgegevens op basis van een wel of niet eerder ontvangen ziekmelding worden geanonimiseerd. Deze medewerkers zijn dan door Track Verzuim ‘onherkenbaar’ gemaakt. Hiermee wordt voorkomen dat VaardigWerk toegang heeft tot deze persoonsgegevens uit het door uw werkgever aangeleverde personeelsbestand, zonder dat daarvoor een wettelijk grondslag is.
Verstrekken van persoonsgegevens door medewerker
Een medewerker kan met zijn of haar uitdrukkelijke toestemming persoonsgegevens verstrekken aan VaardigWerk. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als de medewerker zelf contact opneemt met VaardigWerk voor advies en begeleiding bij gezondheidsklachten die verband houden met het werk. Te denken valt hier aan een medewerker die een beroep doet op het recht op vrije toegang tot de bedrijfsarts.
Toegang tot geanonimiseerde gegevens
Medewerkers van Vaardigwerk kunnen toegang krijgen tot de persoonsgegevens van een medewerker als de betrokken medewerker zelf de gegevens heeft doorgegeven aan VaardigWerk. Hierdoor kan voor de betrokken medewerker een consult bij de bedrijfsarts worden ingepland, zonder dat de werkgever deze gegevens vrij hoeft te geven. In een dergelijke situatie wordt de werkgever hiervan ook niet op de hoogte gesteld.
Importbestand
Bij aanvang van de dienstverlening vraagt VaardigWerk de werkgever om een importbestand met een aantal specifieke persoonsgegevens van zijn/haar medewerkers aan te leveren. Zoals omschreven worden deze persoonsgegevens op basis van een wel of niet eerder ontvangen ziekmelding geanonimiseerd. Hiermee wordt voorkomen dat VaardigWerk toegang heeft tot deze persoonsgegevens zonder dat daarvoor een wettelijk grondslag is. Echter, doordat Vaardigwerk wel op verzoek van de betrokken medewerker over deze gegevens kan beschikken, kan zij haar dienstverlening op deze manier optimaliseren.
