In het verzuimdossier krijgt u taken vanuit het protocol van Track Verzuim. Dit zijn standaardtaken gebaseerd op de wetgeving in Nederland (Wet verbetering Poortwachter) en zorgen ervoor dat u niets vergeet en aan alle eisen voldoet. Naast deze protocoltaken heeft u, waar nodig, contact met uw casemanager. Dit omdat elk verzuimdossier anders is en maatwerk nodig is.
Communiceren met uw casemanager via Track Verzuim
Er zijn verschillende manieren waarop u met een casemanager kunt communiceren, afhankelijk van uw specifieke situatie en de beschikbaarheid van uw casemanager. Onderstaande communicatiekanalen kunt uw gebruiken om met uw casemanager in contact te komen:
- Telefonisch: U kunt uw casemanager tijdens kantooruren telefonisch bereiken op het bij u bekende telefoonnummer. (Tip: neem altijd telefonisch contact op als een directe actie noodzakelijk is.)
- Track Verzuim: U kunt op de onderstaande twee manieren communiceren met uw casemanager. Dit doet u alleen als er geen directe actie van de casemanager wordt verwacht.
- Via het aanmaken van de actie ‘taak/reminder’;
- Via de functie ‘dossierdialoog’.
Wanneer maakt u een taak/reminder aan?
Door middel van het aanmaken van een taak /reminder kunt u uw casemanager vragen om een bepaalde actie uit te voeren. Te denken valt hierbij aan het verzoek om het inplannen van een consult, het inschakelen van een arbeidsdeskundige, het bellen van een medewerker etc.
Hoe maakt u een taak/reminder aan?
Een ‘taak/reminder’ kunt u op de volgende wijze aanmaken. Open het verzuimdossier van de desbetreffende medewerker. Ga naar de ‘knop’ overige formulieren in de blauwe balk en kies ‘actie’. Vul als eerste het veld voor wie de actie gepland is in. In het geval van uw casemanager selecteer u ‘casemanager Lab’. Vervolgens selecteert u de actie ‘taak/reminder’. Onderaan in het tekst blok kunt u uw verzoek vermelden, bijvoorbeeld graag een consult inplannen. Na het vermelden van uw verzoek drukt u op ‘opslaan en sluiten’. De taak/reminder wordt dan inzichtelijk voor uw vaste casemanager. Uw casemanager kan voor u ook een ‘taak/reminder’ aanmaken. Deze ‘taak/reminder’ bevat over het algemeen een verzoek om iets aan te leveren c.q. uit te voeren.
Wanneer maakt u een dossierdialoog aan?
De functie dossierdialoog gebruikt u als u een korte vraag heeft waarop u een antwoord verwacht. De casemanager kan via deze dossierdialoog de vraag beantwoorden. En u kunt hier, indien gewenst, weer een reactie op geven. Te denken valt hierbij aan een specifieke vraag over een dossier, een toelichting of extra uitleg met betrekking tot de terugkoppeling van een spreekuur etc.
Hoe maakt u een dossierdialoog aan?
Een dossierdialoog kunt u op de volgende wijze aanmaken. Open het verzuimdossier van de desbetreffende medewerker. Ga naar de ‘knop’ overige formulieren in de blauwe balk en kies ‘actie’. Eerst kiest u ‘gepland voor’ en selecteert u ‘casemanager ext’. Vervolgens selecteert u uw eigen naam en selecteert u de actie ‘dossierdialoog’. Onderaan in het tekst blok kunt u uw vraag c.q. opmerking vermelden. Na het vermelden van uw vraag c.q. opmerking drukt u op ‘opslaan en sluiten’. Uw vraag c.q. opmerking wordt dan inzichtelijk voor uw vaste casemanager. Uw casemanager kan voor u ook een dossierdialoog met een vraag/opmerking aanmaken. Op deze dossierdialoog kunt u indien gewenst dan weer reageren.
Onderstaande instructie video’s geven weer hoe een vraag via de dialoogfunctie kan worden gesteld.
Dossierdialoog vanuit het perspectief van de arbodienst (vimeo.com)
Dossierdialoog vanuit het perspectief van de klant (vimeo.com)
Geen e-mail
Wij vragen u uitdrukkelijk niet per e-mail te communiceren over de lopende dossiers. Allereerst is het communiceren per e-mail niet AVG-proof en daarnaast is communicatie per e-mail niet gekoppeld aan een dossier. Door de communicatie via de dossierdialoog in Track Verzuim te laten verlopen, is het direct gekoppeld aan het dossier. Bij eventuele afwezigheid van uw vaste Casemanager kan een collega casemanager direct het dossier overnemen en u goed van dienst zijn.
