Veel voorkomende vragen/ Vraag en antwoord:
- Waarom krijg ik meldingen van Track Verzuim in mijn mail?
U krijgt een melding over de mail wanneer er iets in een dossier veranderd. Op deze manier kunt u volgen wat de casemanager van VaardigWerk doet en bent u te allen tijde op de hoogte. Wij kunnen deze signalering voor uw organisatie uitzetten. U loopt dan wel het risico om zaken te missen. Mocht u er toch voor kiezen om deze signalering uit te zetten, dan kunt u contact opnemen met onze helpdesk via trackverzuim@vaardigwerk.nl.
- Hoe log ik in bij Track verzuim?
De toegang van Track Verzuim is beveiligd met 2-factorauthenticatie. Voor het generen van een 2FA code wordt gebruik gemaakt van een authenticator-app op uw telefoon (bijvoorbeeld Google Authenticator).
Om uw gebruikersaccount van Track Verzuim te activeren doorloopt u de volgende stappen:
- Ga (bij voorkeur in Google Chrome) naar het inlogscherm van Track Verzuim: https://asp.tracksoftware.nl/Laboritas/portal.nsf/Portal?ReadForm
- Kies onderaan voor ‘Sleutel aanvragen’ en vul uw gebruikersnaam in. U ontvangt een email (mogelijk in de SPAM-box) met daarin een QR-code/ sleutel. Lees deze met de authenticator-app uit.
- Ga terug naar het inlogscherm en kies ‘Wachtwoord vergeten’. Vul uw gebruikersnaam in.
- U ontvangt weer een mail met een link om het wachtwoord in stellen.
- U kunt nu inloggen.
Als u nog geen inlognaam heeft ontvangen, dan kunt u contact opnemen met onze helpdesk via trackverzuim@vaardigwerk.nl
Voor verdere vragen en instructies kunt u terecht op de website van Track Verzuim via onderstaande link:
Infotheek Inloggen (tracksoftware.nl)
- Mijn collega en ik maken gebruik van hetzelfde Trackaccount, maar we krijgen de authenticatiecodes maar op één mobiel toestel of één persoonlijk e-mailadres aangeboden. Kunnen we een tweede code krijgen die we beiden kunnen gebruiken voor hetzelfde account?
Nee, dit is niet mogelijk. Elke gebruiker moet met een eigen account inloggen op Track, waarmee hij ook 2FA activeert. Dit persoonlijke account kan Vaardigwerk voor u aanmaken. Indien u een account nodig heeft, dan kunt contact opnemen met onze helpdesk via trackverzuim@vaardigwerk.nl
- Hoe communiceer ik met mijn casemanager via Track?
Als er een directe actie noodzakelijk is, neem dan altijd eerst telefonisch contact op met uw casemanager.
Via Track Verzuim kunt u op de onderstaande twee manieren communiceren met uw casemanager. Via het aanmaken van de actie ‘taak/reminder’ en via de functie ‘dossierdialoog’.
- Wanneer maakt ik een taak/reminder aan?
Door middel van het aanmaken van een taak /reminder kunt u uw casemanager vragen om een bepaalde actie uit te voeren. Te denken valt hierbij aan het verzoek om het inplannen van een consult, het inschakelen van een arbeidsdeskundige, het bellen van een medewerker etc.
Een ‘taak/reminder’ kunt u op de volgende wijze aanmaken. Open het verzuimdossier van de desbetreffende medewerker. Ga naar de ‘knop’ overige formulieren in de blauwe balk en kies ‘actie’. Vul als eerste het veld voor wie de actie gepland is in. In het geval van uw casemanager selecteer u ‘casemanager Lab’. Vervolgens selecteert u de actie ‘taak/reminder’. Onderaan in het tekstblok kunt u uw verzoek vermelden, bijvoorbeeld graag een consult inplannen. Na het vermelden van uw verzoek drukt u op ‘opslaan en sluiten’. De taak/reminder wordt dan inzichtelijk voor uw vaste casemanager. Uw casemanager kan voor u ook een ‘taak/reminder aanmaken. Deze ‘taak/reminder’ bevat over het algemeen een verzoek om iets aan te leveren c.q. uit te voeren.
- Wanneer maakt u een dossier dialoog aan?
De functie dossierdialoog gebruikt u als u een korte vraag heeft waarop u een antwoord verwacht. De casemanager kan via deze dossierdialoog de vraag beantwoorden. En u kunt hier, indien gewenst, weer een reactie op geven. Te denken valt hierbij aan een specifieke vraag over een dossier, een toelichting of extra uitleg met betrekking tot de terugkoppeling van een spreekuur etc.
Een dossierdialoog kunt u op de volgende wijze aanmaken. Open het verzuimdossier van de desbetreffende medewerker. Ga naar de ‘knop’ overige formulieren in de blauwe balk en kies ‘actie’. Eerst kiest u ‘gepland voor’ en selecteert u casemanager ext. Vervolgens selecteert u uw eigen naam en selecteert u de actie ‘dossierdialoog’. Onderaan in het tekstblok kunt u uw vraag c.q. opmerking vermelden. Na het vermelden van uw vraag c.q. opmerking drukt u op ‘opslaan en sluiten’. Uw vraag c.q. opmerking wordt dan inzichtelijk voor uw vaste casemanager. Uw casemanager kan voor u ook een dossierdialoog met een vraag/opmerking aanmaken. Op deze dossierdialoog kunt u indien gewenst dan weer reageren.
Onderstaande instructie video’s geven weer hoe een vraag via de dialoogfunctie kan worden gesteld.
Dossierdialoog vanuit het perspectief van de arbodienst (vimeo.com)
Dossierdialoog vanuit het perspectief van de klant (vimeo.com)
Geen email
Wij vragen u uitdrukkelijk niet per email te communiceren over de lopende dossiers. Allereerst is het communiceren per email niet AVG proof en daarnaast is communicatie per email niet gekoppeld aan een dossier. Door de communicatie via de dossierdialoog in Track Verzuim te laten verlopen, is het direct gekoppeld aan het dossier. Bij eventuele afwezigheid van uw vaste Casemanager kan een collega casemanager direct het dossier overnemen en u goed van dienst zijn
- Hoe voer ik ziek en (deel) hersteld meldingen door?
Navigeer naar het tabblad werknemers. Selecteer de medewerker waar u een ziekmelding voor wilt aanmaken door eenmaal op de medewerker in de lijst te klikken. Klik op de knop verzuim – verzuimdossier om een nieuwe verzuimmelding aan te maken zoals in onderstaande print screen.
- Achter ‘datum melding’ voert u de eerste ziektedag in.
- Voer een verzuimoorzaak in, dit is een verplicht veld.
- Voer een arbeidsongeschiktheidspercentage in (100% is geheel ziek, 0% is hersteld).
Zie voor een instructie: https://www.tracksoftware.nl/track-academy/track-verzuim-instructies/casemanager-en-leidinggevende/#Invoerenverzuimmelding
- Hoe voer ik een nieuwe medewerker in Track Verzuim?
U kunt zelf medewerker toevoegen en verwijderen in Track. Open het tabblad ‘ werknemers’ in de blauwe taakbalk links. Vervolgens drukt u op de knop +Werknemer. Selecteer vervolgens de organisatie waarbij u de medewerker wilt aanmaken (als er meerdere organisaties in uw account bevinden) en druk op Ok. Een nieuw scherm opent. Alle velden met een vinkje ervoor zijn verplicht. Let erop dat er meerdere tabbladen zijn. Onder het tabblad ‘Dienstverbanden’ is ook een verplicht veld ‘Eerste dag’. Voer hier de eerste dag van het dienstverband in, zie onderstaande print screen.
Voor verdere instructie verwijzen wij u naar de onlinetraining video’s van Track Verzuim, hier vindt u o.a. de instructievideo: hoe maak ik een werknemer aan?
Hierbij de link naar de video’s: https://www.tracksoftware.nl/online-training-videos/
- Hoe voeg ik een volledig medewerkersbestand toe?
Medewerkersbestanden zijn op diverse manieren in Track Verzuim aan te maken. U kunt ons ook verzoeken om uw hele personeelsbestand te importeren. U krijgt dan van ons een Excel-bestand en deze kunnen we uploaden. Als u hier vragen over heeft, dan kunt u contact opnemen met onze helpdesk via trackverzuim@vaardigwerk.nl
Als u een koppeling wilt met uw personeelssoftwaresysteem dan is dat mogelijk bij 50+ personeel. Voor meer informatie over koppelen zie de button koppelingen.
- Waarom krijg ik een melding van de ingebrachte wijzigingen in mijn verzuimdossiers?
Er wordt een notificatie gestuurd wanneer een nieuwe actie wordt toegevoegd in een verzuimdossier in Track Verzuim door bijvoorbeeld de casemanager. Wij hebben deze functie aanstaan zodat u als klant niets mist. Wij kunnen dit voor u uitzetten. Wanneer u niet langer gebruik wilt maken van deze functie, dan kunt u dit het beste eerst met uw casemanager bespreken.
- Hoe maak ik een Plan van Aanpak, evaluatie Plan van Aanpak, een Eerstejaarsevaluatie of Eindevaluatie aan?
Om een UWV-document aan te maken in een verzuimdossier kunt u gebruik maken van de formulieren die onder UWV staan in de taakbalk. Voor een uitgebreide instructie verwijzen wij u naar de video Notitie of UWV formulier toevoegen op de website van Track Verzuim: https://www.tracksoftware.nl/online-training-videos/
- Is Track Verzuim beschikbaar in een andere taal?
Ja, u kunt Track Verzuim laten vertalen in het Engels of Duits. Via onderstaande link vindt u de video die laat zien hoe u in Google Chrome de instellingen invoert om pagina’s van Track Verzuim automatisch te vertalen naar het Engels of Duits: https://www.tracksoftware.nl/track-academy/track-verzuim-instructies/
Overige vragen?
Staat uw vraag er niet bij? Wellicht kunt u informatie vinden op de website van Track Verzuim:
https://www.tracksoftware.nl/track-academy/track-verzuim-instructies/
https://www.tracksoftware.nl/online-training-videos/
Of in de handleiding van Track Verzuim:
